Dokumenty pro důchodové pojištění

Dokumenty pro důchodové pojištění

Dokumenty potřebné pro důchodové pojištění, jimiž lze doložit doby důchodového pojištění a výši výdělku je nutné mít v pořádku (od roku 2006 povinnost každého pojištěnce/zaměstnance). 

Základní informace (přehled o dobách důchodového pojištění) lze získat z IOLDP (informativní osobní list důchodového pojištění):

  • nárok na IOLDP: 1x/rok zdarma 
  • IOLDP poskytuje: ČSSZ, odbor správy údajové základny
  • IOLDP obsahuje: přehled dob důchodového pojištění a za dobu od roku 1986 přehled vyměřovacích základů pojištěnce a vyloučených dob, které jsou v evidenci příslušného orgánu sociálního zabezpečení
  • žádost lze zaslat: písemně, elektronicky s el. podpisem, přes DS
  • kam zaslat: ČSSZ, odbor správy údajové základny, Křížová 25, 225 08 Praha 5, podatelna: posta@cssz.cz, ID DS 49kaiq3, vyplnění tiskopisu na eportal.cssz.cz/web/portal/tiskopisy-zoldp
  • obsah žádosti: RČ, jméno a příjmení, rodné příjmení, adresa odesílatele
  • formulář žádosti lze stáhnout ve formátu pdf: cssz.cz/cz/tiskopisy/duchodove-pojisteni
  • vyřízení žádosti: do 90 dnů

Případné nesrovnalosti o dobách pojištění či chybějící údaje lze doložit následujícími doklady.

Studium na SŠ, VOŠ, VŠ (do 26 let)

Doklad – čím doložit Kde získat náhradní doklad
  • maturitní vysvědčení
  • vysvědčení vydané v posledním roce studia
  • výuční list
  • výpis nebo opis z třídního výkazu (školní matrika)
  • výpis z protokolu o závěrečné zkoušce
  • diplom o absolutoriu + vysvědčení
  • potvrzení o absolvování závěrečné zkoušky
  • výkaz o studiu (index)
  • vysokoškolský diplom + dodatek
  • potvrzení o absolvování SZZ
  • výkaz o studiu (index)
  • příslušná škola – opis a stejnopis vysvědčení, výučního listu a diplomu o absolutoriu
  • škola, která ukládá dokumentaci již neexistující školy (právní nástupce) 
  • jiná škola, která poskytuje vzdělávání v tomtéž nebo podobném oboru vzdělávání 
  • příslušný archiv (dle sídla zrušené školy) – výpis z protokolu o závěrečné zkoušce, výpis nebo opis z třídního výkazu
Poznámka                 

Pokud se škola ruší, dokumenty přebírá právní nástupce, není-li ho, tak zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor. Zřizovateli veřejných středních škol jsou kraje. 

Informace o případné nástupnické škole po roce 1996 poskytuje MŠMT, oddělení školského rejstříku (201), tel. 234 812 139, 234 811 575.

Zaniklé školy:

VOŠ, SŠ Praha, SŠ Středočeský kraj, SŠ Jihočeský kraj, SŠ Karlovarský kraj, SŠ Plzeňský kraj, SŠ Liberecký kraj, SŠ Ústecký kraj, SŠ Královéhradecký kraj, SŠ Pardubický kraj, SŠ Olomoucký kraj, SŠ Moravskoslezský kraj, SŠ Jihomoravský kraj, SŠ Zlínský kraj, SŠ kraj Vysočina.

SOA  Praha

Na stránkách SOA Praha (soapraha.cz) v záložce Formuláře ke stažení si lze stáhnout Žádost o výpis z protokolu o závěrečné zkoušce a Žádost o výpis nebo opis z třídního výkazu. Vyplněnou žádost je třeba zaslat zaslat na e-mail e-podatelna@soapraha.cz nebo na adresu Státní oblastní archiv v Praze, Archivní 4/2257, 149 00 Praha 4, případně faxem +420 974 847 357. Na základě Sazebníku výše úhrad nákladů spojených s poskytováním služeb Státním oblastním archivem v Praze činí poplatek za pořízení výpisu 50,- Kč, za každou i započatou stránku. Poplatek za pořízení 1 strany černobílé elektrografické kopie činí 5,- Kč (formát A4) nebo 8,- Kč (formát A3).  Cena za ověření 1 elektrografické činí 30,- Kč. O vyřízení žádosti bude žadatel vyrozuměn výzvou k úhradě a výpis (kopie) obdrží až po zaplacení. Při požadavku na zaslání poštou bude navíc účtováno balné ve výši 20,- Kč a poštovné dle platného sazebníku poskytovatele poštovních služeb. V případě, že si výpis/kopie žadatel hodlá vyzvednout osobně, budou dokumenty bez písemného vyrozumění žadatele připraveny v badatelně, kde také bude v hotovosti účet uhrazen.

SOA Plzeň

Na stránkách SOA Plzeň (soaplzen.cz) v záložce Pro veřejnost – Vzory žádostí si lze stáhnout Žádost o vyhledání protokolu o závěrečné zkoušce. Vyplněnou žádost je třeba zaslat zaslat na adresu STÁTNÍ OBLASTNÍ ARCHIV V PLZNI, Sedláčkova 44, 306 12 Plzeň, na e-mail: podatelna@soaplzen.cz, faxem +420 377 327 269.

Poplatek za vyhotovení opisu činí 50,- Kč. K zaplacení bude žadatel vyzván a opis obdrží až po zaplacení příslušného poplatku. V případě Zasílání opisu poštou bude k poplatku účtováno balné 20,- Kč a poštovné dle platných tarifů České pošty. Pokud si žadatel chce opis vyzvednout osobně v archivu, bude zápis připraven do 1 měsíce od podání žádosti a žadatel již neobdrží výzvu k úhradě poplatku.

Právní úprava                 

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

§ 68 Ukládání dokumentů

 (3) V případě zániku určeného původce převezme spisovnu nebo správní archiv jeho právní nástupce, zřizovatel nebo ten, na něhož přechází působnost zaniklého určeného původce; je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení. Určený původce informuje před svým zánikem příslušný archiv o opatřeních, která v souvislosti se zánikem učinil ve vztahu ke spisovně nebo správnímu archivu.

§ 68a Spisová rozluka

(1) Při zrušení určeného původce se provádí spisová rozluka. Před jejím zahájením zpracuje rušený určený původce plán provádění spisové rozluky včetně časového rozvrhu, který zašle příslušnému archivu.

(2) Spisovou rozluku připravuje a provádí před datem svého zrušení rušený určený původce, dokončuje ji právní nástupce rušeného určeného původce, a není-li ho, zakladatel, zřizovatel nebo likvidátor.

(3) Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž uplynula skartační lhůta, zařadí rušený určený původce do skartačního řízení.

(4) Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, jimž neuplynula skartační lhůta, se uloží do spisovny nebo správního archivu určeného původce, který je právním nástupcem zrušeného určeného původce, zřizovatele, zakladatele nebo původce, na něhož přechází působnost zaniklého určeného původce. Je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení. Předávané spisy a dokumenty se zapíší do předávacího seznamu.

(5) Nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy předá rušený určený původce tomu, na koho přešla působnost k jejich vyřízení. Rušený určený původce zapíše předávané dokumenty a spisy do předávacího seznamu. Ten, na koho přešla působnost k vyřízení takto zapsaných dokumentů a spisů, je převezme a zaeviduje podle § 64.

(7) Ustanovení odstavců 1 až 6 se pro zrušení organizačních součástí určených původců, při změně působnosti určených původců nebo jejich organizačních součástí a při změně vlastníka nebo držitele dokumentu použijí přiměřeně.

(8) Pokud zvláštní právní předpis stanoví, že se při zrušení organizační součásti určeného původce, při změně působnosti určeného původce nebo jeho organizační součásti anebo při změně vlastníka nebo držitele dokumentu dokumenty předají jiné osobě, než která je uvedena v odstavci 2, určený původce uvede tuto skutečnost v plánu provádění spisové rozluky, a to včetně jednoznačné identifikace této osoby.

 

Vyhláška č. 177/2009 Sb. o bližších podmínkách ukončování vzdělávání ve středních školách maturitní zkouškou

PROTOKOLY MATURITNÍ ZKOUŠKY A DALŠÍ DOKUMENTY

§ 26a

2) Protokoly podle § 27 až 31 se ukládají ve škole způsobem stanoveným zákonem o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Skartační lhůta činí:

    a) 5 let pro protokoly podle § 27 a 28, přílohu protokolu podle § 29a odst. 1 věty druhé a záznam podle § 32,

    b) 45 let pro protokoly podle § 29 až 31.

 

Vyhláška č. 3/2015 Sb., o některých dokladech o vzdělání

§ 4

(1) Opis vysvědčení, výučního listu a diplomu o absolutoriu (dále jen „opis“) vydá škola na žádost osobě, jíž byl vydán prvopis, nebo jejímu zákonnému zástupci. Opis se vydává jako kopie předloženého prvopisu a opatřuje se doložkou „Tento opis doslovně souhlasí s prvopisem“ spolu s otiskem úředního razítka právnické osoby vykonávající činnost školy (dále jen „razítko“), jménem, popřípadě jmény, příjmením a podpisem osoby, která opis vystavila, a datem vydání opisu. V případě, že je prvopis tvořen více samostatnými listy, uvedou se tyto náležitosti na každém listu. Vydání opisu se uvede v příslušné dokumentaci školy.

(2) Stejnopis vysvědčení, výučního listu a diplomu o absolutoriu (dále jen „stejnopis“) vydá škola na žádost osobě, jíž byl vydán prvopis, nebo jejímu zákonnému zástupci. Stejnopis se vyhotovuje na příslušném tiskopisu platném v době vydání prvopisu, popřípadě není-li k dispozici tento tiskopis, vyhotoví se stejnopis na jiném vhodném tiskopisu. Vydání stejnopisu se zaznamená v příslušné dokumentaci školy.

(4) Pokud škola, která vydala prvopis, již neexistuje, vydá stejnopis postupem podle odstavců 2 a 3 škola, která ukládá její dokumentaci, nebo jiná škola poskytující vzdělávání v tomtéž nebo podobném oboru vzdělání, pokud jí žadatel o vystavení stejnopisu vysvědčení předloží kopie dokladů, na jejichž základě lze stejnopis vydat, pořízené podle zákona o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů) nebo ověřené podle zákona o ověřování (zákon č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), ve znění pozdějších předpisů).

(5) Pokud dokumentace školy, ke které se žádost o vydání stejnopisu vztahuje, byla zničena, vydá škola o této skutečnosti žadateli potvrzení.

 

Zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách)

§ 88

(4) Záznamy do matriky studentů mohou provádět pouze zaměstnanci vysoké školy zvlášť k tomu pověření; záznamy podle odstavce 3 písm. a) a c) až g) se provedou neprodleně po rozhodné události. Matrika studentů a doklady o rozhodných událostech jsou archiválie; při jejich archivování a vystavování výpisů a opisů se postupuje podle zvláštních předpisů.

(5) Vysoká škola sdělí tomu, kdo osvědčil právní zájem, příslušný údaj z matriky studentů.

 

Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení

§ 40

Právnické osoby nebo organizační složky státu nebo jejich součásti vykonávající činnost střední školy, vyšší odborné školy nebo konzervatoře a vysoké školy jsou povinny na žádost orgánu sociálního zabezpečení nebo pojištěnce pro účely jeho důchodového pojištění vydat písemné potvrzení o formě a době studia pojištěnce, včetně údajů o zahájení a ukončení, popřípadě přerušení studia, pokud v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě uchovávají dokumenty obsahující tyto údaje. Toto potvrzení jsou povinny vydat do 8 dnů ode dne obdržení žádosti o jeho vydání.

 

Zaměstnání

Doklad – čím doložit Kde získat náhradní doklad
  • ELDP
  • zápočtový list
  • pracovní smlouva
  • výplatní pásky
  • legitimace ROH, jsou-li v ní vylepeny známky o placení příspěvků v jednotlivých měsících
  • potvrzení o zdanitelných příjmech
  • doklad o ukončení výdělečné činnosti
  • doklady prokazující zaměstnání v cizině
  • OP, je-li v něm vyznačeno razítko organizace s uvedením doby trvání výdělečné činnosti
  • kopie potvrzení o zdanitelných příjmech ze závislé činnosti a funkčních požitků a o sražených zálohách na daň
  • potvrzení zaměstnavatele o vyplácených náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní úraz (nemoc z povolání),
  • potvrzení zaměstnavatele o zvláštním příspěvku horníkům, vypláceném před rokem 1996
  • svědecké prohlášení**
  • kopie přehledu o příjmech poživatele částečného invalidního důchodu
  • příslušný zaměstnavatel – mzdové listy (výplatní listiny) a další dokumenty obsahující údaje potřebné pro účely důchodového pojištění (součást osobního spisu zaměstnance)
  • právní nástupce
  • komerční spisovny/držitelé dokladů
Poznámka                 

Výše uvedené dokumenty nejsou ukládány do státních archivů.

V případě zrušení původce/zaměstnavatele, jeho vstupu do likvidace nebo při prohlášení konkurzu na původce je povinností původce neprodleně požádat příslušný archiv o výběr archiválií mimo skartační řízení. Tuto povinnost často plní likvidátor, insolvenční správce, případně komerční spisovna, do níž jsou ukládány dokumenty s neuběhlou skartační lhůtou, tzn. i dokumenty potřebné pro důchodové pojištění. Některé komerční spisovny mají na svých webových stránkách zveřejněny názvy společností, jejichž dokumenty ukládají, některé i údaje o uložených dokumentech potřebných pro důchodové pojištění. Vyhledání potřebných dokladů je v komerčních spisovnách zpoplatněno částkou okolo cca 350 Kč.

Informace o uložených dokumentech zaniklých společností/zaměstnavatelů/původců, resp. o tom, ve které komerční spisovně jsou uloženy dokumenty původce, kterého hledáte (bývalý zaměstnavatel) poskytují archivy, které vykonávají dohled nad komerčními spisovnami (příslušnost archivu dle provozovny komerční spisovny). KS poskytují SOA seznamy původců, jejichž dokumenty ukládají. Informace o tom, kde jsou uloženy dokumenty zaniklých původců, které byly v péči již zrušené/zaniklé komerční spisovny mohou taktéž poskytnout státní oblastní archivy. 

Právní úprava                 

Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení

§ 35a

Povinnost zaměstnavatelů vést záznamy a podávat hlášení pro účely důchodového pojištění

(2) Zaměstnavatelé jsou povinni vést potřebné záznamy o skutečnostech rozhodných pro nárok na dávky důchodového pojištění, jejich výši a výplatu a předkládat je příslušným orgánům sociálního zabezpečení.

(3) Změny ve skutečnostech rozhodných pro nárok na dávku a jeho trvání a pro výši a výplatu dávky jsou zaměstnavatelé povinni písemně hlásit, není-li určeno jinak, do osmi dnů. Na výzvu orgánů sociálního zabezpečení jsou zaměstnavatelé povinni podat hlášení a předložit záznamy ve lhůtě určené tímto orgánem, a není-li lhůta určena, do osmi dnů od doručení výzvy.

(4) Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat

    a) stejnopisy evidenčních listů (§ 38 odst. 5 věta první) vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny,

    b) záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle § 37 odst. 1 písm. h) po dobu 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno,

    c) záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle § 37 odst. 1, pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají,

    d) mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, včetně údajů uvedených v § 37 odst. 2 a 3, po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají,

pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu; za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

(5) Zaniká-li zaměstnavatel bez právního nástupce před uplynutím dob uvedených v odstavci 4, je povinen zajistit úschovu záznamů a dalších dokladů uvedených v odstavci 4 (dále jen „doklady zaměstnavatele“) do uplynutí těchto dob a bez zbytečného odkladu písemně oznámit okresní správě sociálního zabezpečení, kde jsou doklady zaměstnavatele uloženy.

(6) Jsou-li doklady zaměstnavatele po zaměstnavateli zaniklém bez právního nástupce uloženy ve spisovně nebo správním archivu podle zákona upravujícího archivnictví a spisovou službu, v provozovně, ve které se vykonává činnost na základě státního povolení k provozování živnosti vedení spisovny, nebo v archivu, jsou zřizovatel spisovny, zřizovatel správního archivu, podnikatel, kterému bylo uděleno státní povolení k provozování živnosti vedení spisovny, archiv nebo jeho zřizovatel (dále jen „držitel dokladů“) povinni na výzvu orgánu sociálního zabezpečení pořídit výpis, opis nebo kopii dokladů zaměstnavatele pro účely provádění důchodového pojištění a nejpozději do 30 dnů ode dne doručení této výzvy je orgánu sociálního zabezpečení zaslat. Držitel dokladů na žádost orgánu sociálního zabezpečení potvrdí shodu jím pořízeného opisu nebo kopie dokladu zaměstnavatele s dokladem zaměstnavatele uloženým u držitele dokladů. Držitel dokladů má právo na úhradu nákladů spojených s pořízením výpisu, opisu nebo kopie dokladů zaměstnavatele, s jejich zasláním orgánu sociálního zabezpečení a s potvrzením shody jím pořízeného opisu nebo kopie dokladu zaměstnavatele s dokladem zaměstnavatele uloženým u držitele dokladů; výši nákladů je držitel dokladů na výzvu orgánu sociálního zabezpečení povinen prokázat. Právo na úhradu těchto nákladů nemá veřejný archiv v případech, ve kterých nemá právo na úhradu nákladů na pořízení výpisu, opisu nebo kopie archiválie podle zákona upravujícího archivnictví a spisovou službu.

(7) Zaniká-li bez právního nástupce držitel dokladů, u kterého jsou uloženy doklady zaměstnavatele po zaměstnavateli zaniklém bez právního nástupce, před uplynutím dob uvedených v odstavci 4, je tento držitel dokladů povinen bez zbytečného odkladu písemně oznámit příslušné okresní správě sociálního zabezpečení skutečnosti týkající se jeho zániku a dále na vlastní náklady zajistit uložení dokladů zaměstnavatele u jiného držitele dokladů do uplynutí těchto dob a písemně oznámit příslušné okresní správě sociálního zabezpečení, kde jsou doklady zaměstnavatele uloženy. Příslušné okresní správy sociálního zabezpečení poskytují držitelům dokladů na jejich žádost potřebnou součinnost zejména při určení dokladů zaměstnavatele, jejichž další uložení je třeba zajistit.

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

Výběr archiválií

§ 3

(4) Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají dále podnikatelé, kterým bylo uděleno státní povolení k provozování živnosti vedení spisovny (dále jen „koncese k vedení spisovny“), jde-li o dokumenty, ke kterým mají tuto povinnost veřejnoprávní původci, soukromoprávní původci nebo jejich právní nástupci a které byly veřejnoprávními původci, soukromoprávními původci nebo jejich právními nástupci těmto podnikatelům předány k zajištění odborné správy.

§ 49

(1) Státní oblastní archiv

    s) kontroluje plnění povinností podnikatele, kterému byla udělena koncese k vedení spisovny, stanovených v § 3 odst. 4.

 

Doba zaměstnání/pojištění v zahraničí (v členských státech EU nebo státech, s nimiž má ČR uzavřenou smlouvu o sociálním zabezpečení)

Poznámka                 

Nedokládá se. Potřebné doklady si vyžádá sama ČSSZ od zahraniční instituce po podání žádosti o důchod.

 

Doba samostatné výdělečné činnosti

Poznámka                 

Nedokládá se. Eviduje OSSZ.

 

Doba nezaměstnanosti

Doklad – čím doložit Kde získat náhradní doklad
  • potvrzení o době evidence na ÚP
  • příslušný ÚP
Poznámka                 

Není nutnost dokládat, vyžádá si sama ČSSZ.

 

Doba dobrovolného důchodového pojištění

Poznámka                 

Není potřeba dokládat. Eviduje OSSZ.

 

Vojenská a civilní služba

Doklad – čím doložit

Kde získat náhradní doklad

  • vojenská knížka
  • potvrzení základní vojenské služby
  • Vojenský ústřední archiv, vuapraha.cz, ID DS: hjyaavk,  podatelna-vua@army.cz
  • Správní archiv armády ČR, Nám. Republiky 4, 77 1 11 Olomouc, Tel.: 973 402 224
Poznámka                 

Vyřízení do 30 dnů. V případě přiznání a výpočtu sirotčího důchodu je nutno doložit ještě kopii rodného a úmrtního listu zemřelého rodiče.

 

Výchova dětí nebo péče o děti do 4 let věku

Doklad – čím doložit

Kde získat náhradní doklad

  • rodný list dítěte
  • duplikát rodného listu
  • výpis z matriky narození
  • rozhodnutí o osvojení
  • rozhodnutí o svěření do péče, době a rozsahu péče
  • příslušná matrika – duplikát rodného listu, výpis z matriky narození

 

Péče o závislou osobu

Doklad – čím doložit

 

  • rozhodnutí o době a rozsahu péče o osobu závislou