Ochrana osobních údajů (GDPR)

Pravidla zpracování a ochrany osobních údajů A-Z Dokument

Tato Pravidla zpracování a ochrany osobních údajů byla vytvořena v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Vymezení pojmů

  1. Osobní údaje – veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (FO, kterou lze na základě osobních údajů přímo či nepřímo identifikovat).
  2. Subjekt údajů – fyzická osoba, jíž se osobní údaje týkají, a kterou lze na základě osobních údajů přímo či nepřímo identifikovat.
  3. Souhlas se zpracováním osobních údajů – jakýkoli svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle subjektu údajů ke zpracování svých osobních údajů.
  4. Správce – subjekt, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.
  5. Nařízení – Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Správce

Ing. Bc. Ivana Müllerová, DiS., IČ: 66422914, Tel.: +420 605 350 963, E-mail: info@azdokument.cz

(dále jen Správce)

Subjekt údajů

zákazník, potenciální zákazník, uživatel webové prezentace azdokument.cz, účastník školení, objednatel služeb

(dále jen Subjekt údajů)

Práva Subjektu údajů

  1. Subjekt údajů má právo:
    • být informován,
    • požadovat přístup ke svým osobním údajům,
    • na opravu osobních údajů,
    • na výmaz osobních údajů,
    • na omezení zpracování osobních údajů,
    • na přenositelnost osobních údajů k jinému správci,
    • vznést námitku proti zpracování osobních údajů,
    • nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování,
    • podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů, sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz), pokud se domnívá, že Správce při zpracování osobních údajů postupuje v rozporu s Nařízením.
  2. Subjekt údajů má právo kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů.
  3. Subjekt údajů nemá povinnost poskytnout osobní údaje.

Práva Správce

  1. Pravidla zpracování a ochrany osobních údajů jsou veřejně přístupná na internetových stránkách Správce azdokument.cz. Správce je oprávněn měnit tato Pravidla v souvislosti s poskytovanými službami a organizačními změnami dle platné legislativy.

Informace o zpracování a ochraně osobních údajů

  1. Zpracování osobních údajů se řídí platnými právními předpisy:
    • Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů),
    • Zákonem č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů.
  2. Zpracování osobních údajů se provádí:
    • pro splnění právní povinnosti, která se na Správce vztahuje,
    • na základě uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů,
    • pokud je nezbytné pro sjednání a plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je Subjekt údajů,
  3. Zpracování osobních údajů může být dále provedeno:
    • pokud je nezbytné pro plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je Správce pověřen,
    • pokud je nezbytné pro účely oprávněných zájmů Správce.
  4.  Osobní údaje jsou zpracovávány v tištěné nebo elektronické podobě a jejich množství je minimalizováno v souladu s Nařízením.
  5. Přístup k osobním údajům je zabezpečen hesly, listinná dokumentace je uzamykána.
  6. Osobní údaje nejsou poskytovány jiným subjektům/příjemcům.
  7. Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí ani mezinárodním organizacím.
  8. Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování.
  9. Zpracování zvláštních kategorií osobních údajů se neprovádí.
  10. Osobní údaje dětí mladších 13 let se neprovádí.

Osobní údaje, které jsou zpracovávány

  1. V souvislosti s poskytovanými službami jsou zpracovávány základní identifikační údaje a kontaktní údaje našich zákazníků: jméno, příjmení, tituly, e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa, IČ, DIČ, číslo bankovního účtu.
  2. Pokud jsou zpracovávány osobní údaje Správcem jako zpracovatelem (na základě smluvního ujednání pro jiného správce), je o tomto zpracování uzavřena Smlouva o zpracování osobních údajů.

Účely zpracování osobních údajů

  1. Poskytování konzultací a poradenských služeb.
  2. Poskytování školení.
  3. Marketingové účely a obchodní sdělení vztahující se pouze k poskytovaným službám.

Doba uchování osobních údajů

  1. Osobní údaje jsou uchovávány po dobu odpovídající platným skartačním lhůtám dokumentů:
    • faktury S 5,
    • objednávky a přihlášky na vzdělávací akce S 5,
    • prezenční listiny S 1,
    • poptávky S 3,
    • běžná korespondence (i mailová) S 5,
    • smlouvy S 5 (po skončení platnosti),
    • potvrzení o účasti na školení neuchovává se,
    • potvrzení o účasti nevyzvednutá S,
    • požadavek na zasílání novinek do odvolání souhlasu. 
  2. Skartační lhůta začíná běžet 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž dokument vznikl nebo pozbyl platnosti. Po uplynutí skartačních lhůt jsou listinné dokumenty řádně fyzicky zlikvidovány (skartovány) a elektronické dokumenty vymazány.

 Poučení Subjektu údajů

  1. V případě smluvního požadavku, nebo požadavku, který je nutné uvést do smlouvy, neposkytnutí osobních údajů pro účely zpracování znamená, že nebude možné sjednání a uzavření smluvního vztahu a následné vykonání činností nebo poskytnutí služeb.
  2. Použitím formulářů na internetových stránkách azdokument.cz nebo zasláním mailu/objednávky dává Subjekt údajů svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný souhlas se zpracováním svých osobních údajů v rozsahu údajů, které svým jednáním poskytuje, pro výše uvedené účely zpracování a za podmínek v těchto Pravidlech uvedených (i v případě, že je zaměstnancem/zástupcem/jinou pověřenou osobou firmy/podniku/organizace). Podrobnosti použití on-line formulářů jsou uvedeny níže.
  3. Vyřízení žádosti na základě práva Subjektu údajů se provádí do 1 měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další 2 měsíce. O prodloužení bude Subjekt údajů informován do 1 měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad.
  4. Informace, úkony a sdělení jsou poskytovány v souladu s Nařízením bezplatně.
  5. Správce může uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů, nebo odmítnout žádosti vyhovět pokud jsou žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují.
  6. V případě pochybnosti o totožnosti žadatele bude vyžadována jeho identifikace. Důvodem je ochrana osobních údajů žadatele, resp. vyloučení situace, že by požadované informace byly poskytnuty neoprávněné osobě. Pokud bude identifikace žadatelem odmítnuta, nebudou mu požadované informace sděleny.
  7. Odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů musí být vůči Správci učiněno písemně.

Použití on-line formulářů na azdokument.cz

  1. Použitím formulářů (vyplněním formuláře, zaškrtnutím pole „Souhlas se zpracováním osobních údajů“ a odesláním formuláře) na internetových stránkách azdokument.cz (přihláška na školení, poptávkový formulář, zasílání novinek, kontaktní formulář) Subjekt údajů:
    • potvrzuje, že se seznámil s těmito Pravidly zpracování a ochrany osobních údajů, byl náležitě a řádně poučen a informován o pravidlech zpracování a ochrany osobních údajů a je srozuměn se zpracováním osobních údajů dle těchto Pravidel,
    • je si vědom, že dává svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný souhlas se zpracováním svých osobních údajů v rozsahu údajů, které ve formulářích vyplňuje pro výše uvedené účely zpracování,
    • je si vědom, že tento dobrovolný souhlas se zpracováním osobních údajů může (písemnou formou) kdykoli odvolat,
    • je si vědom, že neposkytnutí osobních údajů pro účely zpracování znamená, že nebude možné sjednání a uzavření smluvního vztahu a následné vykonání činností nebo poskytnutí služeb.

Tato Pravidla zpracování a ochrany osobních údajů nabývají účinnosti dnem 25. 05. 2018.