Slovník

Slovník pojmů z oblasti spisové služby a správy dokumentů

Archiv

archivem zařízení podle archivního zákona, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně

Archiválie

takový dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence

Archivní fond

soubor archiválií, který vznikl výběrem z dokumentů vytvořených z činnosti původce

Archivní sbírka

soubor archiválií navzájem propojených jedním nebo několika společnými znaky

Archivní zpracování

třídění, pořádání a popis archiválií

Dokument

každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena

Druhopis

dokument odvozený od prvopisu, se kterým je obsahově shodný, avšak projev vůle osoby obsažený v druhopisu není osvědčen podpisem této osoby, ale vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem osoby stanovené jiným právním předpisem, popřípadě zvláštním autentizačním prostředkem stanoveným jiným právním předpisem

Jednoznačný identifikátor

označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost

Metadata

data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času

Prvopis

originální dokument zaznamenávající projev vůle osoby, který je osvědčen jejím vlastnoručním podpisem nebo obdobným autentizačním prvkem stanoveným jiným právním předpisem

Původce

každý, z jehož činnosti dokument vznikl; za dokument vzniklý z činnosti původce se považuje rovněž dokument, který byl původci doručen nebo jinak předán

Původce soukromoprávní

obchodní společnosti a družstva s výjimkou bytových družstev (pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 archivního zákona), politické strany, politická hnutí, spolky, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti, profesní komory, nadace, nadační fondy, ústavy a obecně prospěšné společnosti, notáři (pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 archivního zákona)

Původce veřejnoprávní

organizační složky státu, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, státní příspěvkové organizace, státní podniky, územní samosprávné celky, organizační složky územních samosprávných celků (vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 archivního zákona), právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky (vytvářejí-li dokumenty uvedené v přílohách č. 1 nebo 2 archivního zákona), vysoké školy, školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování, zdravotní pojišťovny, veřejné výzkumné instituce, právnické osoby zřízené zákonem

Skartační lhůta

doba, během níž musí být dokument uložen u původce

Skartační řízení

postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost původce

Skartační znak

označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení

Spisovna

místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení

Spisový a skartační plán

součást spisového řádu, obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.

Spisový řád

vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení

Spisový znak

označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování

Správní archiv

součást původce určená k dohledu na spisovou službu původce a k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů se skartační lhůtou delší než 5 let

Stejnopis

jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokumentem shodné autentizační prvky; za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuje rovněž doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě a naopak, pokud autentizační prostředky k nim připojila tatáž osoba; za stejnopis se považuje rovněž druhopis, pokud tak stanoví jiný právní předpis

Výběr archiválií

posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence archiválií

Výkon spisové služby

zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností

Výstupní datový formát dokumentů v digitální podobě

datový formát výstupu z elektronického systému spisové služby, datový formát dokumentu ukládaného ve spisovně, která je součástí elektronického systému spisové služby, datový formát pro předávání do digitálního archivu